FIRMAN ALLAH SWT

“DAN BERMESYUARAT DENGAN MEREKA DALAM URUSAN ITU DAN APABILA ENGKAU TELAH BERAZAM, MAKA BERTAKWALAH KEPADA ALLAH.”

(AYAT 159, SURAH AL-IMRAN)


Selasa, 6 Februari 2018

PERBEZAAN DAN PERSAMAAN SYURA DENGAN MESYUARAT ZAMAN KINI



PERBEZAAN MAJLIS SYURA DENGAN MESYUARAT

MAJLIS SYURA
ASPEK
MESYUARAT
Pemilihan pemimpin adalah berdasarkan apa yang telah disarankan dan disuruh oleh Allah S.W.T di dalam Al-Quran.
PEMILIHAN PEMIMPIN
Pemilihan pemimpin berdasarkan seseorang itu dicalonkan dan mendapat sokongan majoriti daripada orang bawahan.
Pendapat berdasarkan hukum hakam yang terdapat dalam Al-Quran dan Sunnah.
PENDAPAT
Pendapat yang diberi tidak terlalu ikut dengan syariah islam.


PERSAMAAN MAJLIS SYURA DENGAN MESYUARAT

  •  Masih menerima pendapat orang lain dalam mencapai matlamat suatu organisasi
  • Terdapat pelbagai kaum dan agama dalam sesuatu mesyuarat.
  • Kedua-dua mesyuarat mempunyai organisasi seperti Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan ahli mesyuarat.

Jumaat, 2 Februari 2018

ISU YANG BERKAITAN DENGAN MASALAH YANG BERLAKU DI DALAM MESYUARAT

Antara isu pergaduhan yang berlaku dalam mesyuarat :



Seorang ahli dalam mesyuarat parlimen ini diarah keluar kerana telah melanggar peraturan dewan kerana mencelah dan menggangu sesi pergulungan. Hal ini disebabkan beliau tidak diberi ruang yang secukupnya untuk bersuara. Lantaran ini, kita dapat melihat mesyuarat parlimen ini tidak dikendalikan dengan berkesan kerana wujudnya pergaduhan dalam perbincangan mereka.




Video di atas menunjukkan pergaduhan yang berlaku di dalam mesyuarat parlimen di luar negara. Perkara di atas berlaku disebabkan mereka tidak menjaga pertuturan mereka dengan baik sewaktu membicarakan pandangan mereka. Menurut adab ketika mesyuarat yang diajar oleh Nabi Muhammad SAW, kita perlu memperkatakan yang baik sahaja.

MAJLIS SYURA

"Demi sesungguhnya, adalah bagi kamu pada diri Rasulullah itu contoh ikutan yang baik, iaitu bagi orang yang sentiasa mengharapkan (keredhaan) Allah dan (balasan baik) hari akhirat, serta ia pula menyebut dan mengingati Allah banyak-banyak (dalam masa susah dan senang)". [Al Ahzab:33.21]


Pada zaman Rasulullah dan khulafah Al-Rasyidin, Majlis syura diwujudkan untuk membantu sistem pentadbiran pada zaman itu.


Perkataan Syura berasal daripada perkataan Arab yang membawa maksud mesyuarat.

Dari istilah tersebut syura membawa maksud permesyuaratan dalam segala hal berkaitan dengan kepentingan dan kebajikan berdasarkan keimanan dan ketakwaan.

Perintah melaksanakan syura di dalam setiap urusan politik dan pemerintahan telah disebutkan oleh Allah melalui ayat :
“Dan bermesyuaratlah kamu dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan hal keduniaan ) itu, kemudian apabila engkau telah berazam ( sesudah bermesyuarat untuk membuat sesuatu ) maka bertawakalah kepada Allah, sesungguhnya Allah mengasihi orang-orang yang bertawakal kepadaNya.” ( QS, 3 : 159 ).

Majlis syura bertujuan untuk mengambil satu keputusan bersama dalam semua peringkat kehidupan manusia daripada yang paling tinggi seumpama urusan pemerintahan negara hinggalah kumpulan yang paling kecil iaitu urusan keluarga. 

Antara contoh peristiwa yang berlaku ialah :
  1. Baginda bermusyawarah bersama tentera Islam dalam peperangan Uhud yang mana baginda berunding dengan para sahabatnya mengenai strategi peperangan yang terbaik sama ada bertahan di Madinah atau keluar menyerang. Dan pandangan tersebut mendapat pandangan majoriti yang mengatakan keluar menyerang lebih baik dari bertahan. Walaupun pendapat tersebut tidak dipersetujui oleh Nabi Muhammad S.A.W dan beberapa orang sahabat baginda, baginda tetap mengikut pendapat majoriti dan keluar menuju ke tempat peperangan (al-Mubarakfuri, 2007 : 289-290 ).
  2. Mengenai perang Khandaq, Baginda melemparkan pendapat kepada orang ramai tentang perkara yang terbaik adalah berdamai dengan musuh, dan musuh perlu membayar satu pertiga (1/3) dari hasil tanaman buah tamar Madinah pada tahun tersebut. Pendapat Nabi Muhammad S.A.W tidak dipersetujui oleh dua orang sahabat baginda iaitu Sa‘ad bin Mu‘az dan Sa‘ad bin ‘Ubadah (al-Ya‘mur, t.th : 84-117 ).
Menurut al-Mawardi dalam kitabnya al-Ahkam al-Sultaniyyah merumuskan Ahli Majlis Syura itu mempunyai keadilan, berilmu pengetahuan, kecerdasan dan bijaksana.

Mereka bermesyuarat dalam menyelesaikan apa sahaja dengan rujukan al Quran dan pandangan serta pendapat Nabi Muhammad S.A.W. 

Dari sini dapat dirumuskan bahawa Majlis Syura merupakan satu kabinet jemaah menteri yang terdiri dari kalangan masyarakat Madinah bagi membantu pemimpin dalam pemberian pendapat atau pandangan.

Antara bentuk mesyuarat yang digunakan oleh Rasulullah dengan para sahabat ialah :
  • Terima pandangan pakar

Dalam peperangan Badar, Rasulullah SAW telah memilih suatu tempat yang paling dekat dengan air. Seorang Sahabat bernama Al Hubab bin Munzir (pakar peperangan) mencadangkan agar semua perigi yang ada di mana-mana tempat lain di sekitar tempat itu di timbus dan airnya dialirkan ke satu kolam yang dikuasai oleh kaum Muslimin. Rasulullah menerima cadangan itu dan berpindah ke tempat yang diusulkan oleh Al Hubab.
  • Meraikan pandangan dan pendapat para sahabat.
Rasulullah SAW sering meminta pandangan para sahabat, termasuk dalam hal-hal penting. Antaranya ketika baginda menanyakan pandangan para sahabat mengenai bentuk seruan untuk mengajak kaum Muslimin mengerjakan solat berjemaah.
Dalam sebuah hadis :
عن عبدالله بن عمر أنه قال كان المسلمون حين قدموا المدينة يجتمعون فيتحينون الصلوات وليس ينادى بها أحد فيتكلموا يوما فى ذلك فقال بعضهم اتخذوا ناقوسا مثل ناقوس النصارى وقال بعضهم قرنا مثل قرن اليهود فقال عمر أولا تبعثون رجلا ينادى بالصلاة قال رسول الله (ص) يا بلال قم فناد بالصلاة 
Maksudnya : Daripada Abdullah bin Umar r.a katanya, tatkala kaum muslimin belum beberapa lama tiba di Madinah, mereka berkumpul bersama-sama untuk solat. Mereka hanya kira-kirakan sahaja kalau waktu solat telah tiba, kerana belum ada suatu cara untuk memanggil orang ramai berkumpul ke tempat solat. Maka pada satu hari mereka bermesyuarat membicarakan hal itu. Sesetengah mereka mengusulkan : Ambillah naqus (loceng) seperti naqus orang-orang Nasrani (Kristian)." Berkata sebahagian yang lain pula: "(Ambillah) trompet seperti trompet orang-orang Yahudi." Lalu berkata ‘Umar: "Tidakkah kamu melantik seorang lelaki untuk menyerukan sembahyang?" Bersabda Rasulullah ﷺ: "Wahai Bilal, berdirilah dan serulah untuk sembahyang." (Hadis riwayat al-Bukhari dan Muslim)
  • Mesyuarat tidak rasmi.
Mesyuarat Rasulullah dibuat secara rasmi dan tidak rasmi. Secara tidak rasmi, Rasulullah sering berbincang dengan sahabat-sahabat sewaktu dalam perjalanan atau ketika di masjid. Satu ketika baginda diberitahu bahawa para pekebun tamar yang tidak melakukan debunga pohon tamar, mengalami kemerosotan hasil. Sedangkan sebelum itu baginda sendiri pernah mengusulkan agar tidak dilakukan debunga. Bila mendengar hal itu, Rasulullah terus menyuruh mereka meneruskan amalan pendebungaan seperti biasa mereka lakukan. Sabda baginda, "Kalian lebih tahu tentang perkara dunia kalian (berkaitan dengan tanaman tamar)" (HR Bukhari) .
  • Tidak ubah keputusan mesyuarat
Rasulullah tidak pernah mengubah keputusan mesyuarat. Sesuatu yang telah diputuskan di dalam mesyuarat, tidak pernah diungkai oleh baginda. Sebelum perang Badar, Rasulullah SAW dan para sahabat telah bermesyuarat untuk memutuskan sama ada mereka akan menentang kaum musyrikin di dalam atau di luar kota Madinah. Berlaku pro dan kontra. Rasulullah sendiri berpandangan, mereka harus bertahan di dalam kota. Tetapi akhirnya, demi menghargai pandangan para sahabat, baginda memutuskaan bahawa mereka perlu menyekat kemaraan musuh di luar kota.Bila tiba waktu untuk bertindak dan Rasulullah telah bersiap sedia untuk keluar, ada sahabat yang ragu-ragu telah menanyakan kalau-kalau baginda lebih suka berpegang pada pandangan awalnya.

Tetapi Rasulullah SAW terus bersabda: "Saya telah bawa tuan-tuan dalam soal ini (bertahan di dalam kota) tetapi tuan-tuan tidak mahu. Tidaklah selayaknya sebagai seorang nabi apabila ia telah memakai senjatanya untuk diletakkannya kembali sampai Allah memberi ketentuan kepadanya antara ia dan musuh-musuhnya."

Asas Penerimaan Pendapat dalam Mesyuarat

Rasulullah ﷺ bersabda bermaksud: “Orang yang diminta pendapatnya itu adalah orang yang dipercayai.” (Riwayat Abu Dawud)

Maka atas prinsip dipercayai atau berkelayakan itu, sesuatu pendapat itu diterima. Suluhan dan pertimbangannya adalah wahyu. Setelah bermesyuarat, turunlah wahyu, menyatakan kebenaran pendapat tersebut, lalu Rasulullah ﷺ menyatakan keputusannya. 

Benarlah firman Allah SWT:

فَبِمَا رَحۡمَةٍ۬ مِّنَ ٱللَّهِ لِنتَ لَهُمۡ‌ۖ وَلَوۡ كُنتَ فَظًّا غَلِيظَ ٱلۡقَلۡبِ لَٱنفَضُّواْ مِنۡ حَوۡلِكَ‌ۖ فَٱعۡفُ عَنۡہُمۡ وَٱسۡتَغۡفِرۡ لَهُمۡ وَشَاوِرۡهُمۡ فِى ٱلۡأَمۡرِ‌ۖ فَإِذَا عَزَمۡتَ فَتَوَكَّلۡ عَلَى ٱللَّهِ‌ۚ إِنَّ ٱللَّهَ يُحِبُّ ٱلۡمُتَوَكِّلِينَ

Maka dengan sebab rahmat (yang melimpah-limpah) dari Allah (kepadamu wahai Muhammad), engkau telah bersikap lemah-lembut kepada mereka (sahabat-sahabat dan pengikutmu), dan kalaulah engkau bersikap kasar lagi keras hati, tentulah mereka lari dari kelilingmu. Oleh itu maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu), dan pohonkanlah ampun bagi mereka, dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan (peperangan dan hal-hal keduniaan) itu. kemudian apabila engkau telah berazam (sesudah bermesyuarat, untuk membuat sesuatu) maka bertawakalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Mengasihi orang-orang yang bertawakal kepadaNya. (A-li'Imraan 3:159)


ADAB MESYUARAT DALAM ISLAM

Antara adab mesyuarat yang diajar oleh Nabi Muhammad SAW ialah :
  • Memulakan majlis dengan memuji dan memuja Allah swt serta berselawat ke atas Nabi saw. Seperti menyebut:
          الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله atau seumpamanya.
  • Tidak memperkatakan di dalamnya melainkan kebaikan sahaja. Sabda Nabi saw:
          من كان يؤمن بالله واليوم الآخر، فليقل خيراً، أو ليصمت
Maksudnya: “Sesiapa yang beriman kepada Allah dan hari akhirat, maka hendaklah dia berkata perkata yang baik ataupun dia senyap.”
  • Tidak duduk diantara dua orang melainkan dengan izin mereka berdua berdasarkan hadith:
لا يحل لرجل أن يفرق بين اثنين إلا بإذنهما
Maksudnya: “Tidak dihalalkan bagi seorang lelaki, dia duduk antara dua orang lelaki (di dalam sesuatu majlis) melainkan dengan keizinan mereka berdua.” (al-Albani: Hasan Sahih, Sahih Abi Daud. Ahmad Syakir: Sanadnya Sahih, Musnad Ahmad)
Tidak boleh seseorang datang di dalam sesuatu majlis kemudian dia arahkan orang lain bangun lalu dia mengambil tempat orang tersebut. Perbuatan ini jelas dilarang oleh Nabi saw di dalam hadith baginda:
لا يقيم الرجلُ الرجلَ من مجلسه ثم يجلس فيه
Maksudnya: “Jangan seorang lelaki membangunkan seorang lelaki yang lain dalam majlisnya, lalu dia duduk ditempat lelaki tersebut.” (al-Bukhari)
Di dalam hadith yang lain:
نهى النبي صلى الله عليه وسلم أن يقيم الرجل أخاه من مقعده ويجلس فيه . قلت لنافع : الجمعة ؟ قال : الجمعة وغيرها
Maksudnya: “Nabi saw melarang seorang lelaki membangunkan saudaranya dari tempat duduknya, lalu dia duduk di situ.” Aku bertanya kepada Nafi’: “(larangan itu) ketika solat Jumaat?” Jawab Nafi’: “Ketika solat Jumaat dan selainnya.” (al-Bukhari).
  • Meluaskan majlis agar semua yang terlibat dapat ikut serta
  • Memelihara lidah dari perkataan-perkataan yang menyakiti orang lain
  • Menutup majlis dengan membaca kafaratul majlis. Sabda Nabi saw

‏من جلس في مجلس فكثر فيه ‏ ‏لغطه ‏ ‏فقال قبل أن يقوم من مجلسه ذلك سُبْحَانَكَ اللّهُمَّ وَبِحَمْدِكَ أشْهَدُ أنْ لَا إلهَ إلَّا أنْتَ أسْتَغْفِرُكَ وَأتُوْبُ إلَيْك إلا غفر له ما كان في مجلسه ذلك
Maksudnya: “Sesiapa yang berada di dalam majlis, banyak di dalamnya perkataan-perkataan lagha atau dosa, lalu sebelum bersurai dia membaca:
سُبْحَانَكَ اللّهُمَّ وَبِحَمْدِكَ أشْهَدُ أنْ لَا إلهَ إلَّا أنْتَ أسْتَغْفِرُكَ وَأتُوْبُ إلَيْك
Maksudnya: “Maha suci Engkau Ya Allah dan dengan pujian kepadaMu, aku bersaksikan bahawa tidak ada ilah melainkan Engkau, aku memohon ampun kepada Engkau dan aku bertaubat kepada Mu.” (Al-Bukhari)

TATASUSILA DAN PROTOKOL MESYUARAT

Antara tatasusila mesyuarat ialah :
  • Datang tepat pada masanya
  • Pastikan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit, jangan jawab panggilan ketika bermesyuarat.
  • Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran 
  • Elakkan cara duduk yang tidak sopan dan menunjukkan kurang minat
  • Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
  • Memberi sumbangan idea
  • Mencari perkara-perkara yang positif 
  • Jadilah ahli mesyuarat yang aktif
  • Apabila dijemput menghadiri mesyuarat, pastikan kita memberi maklum balas.
  • Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti di dalam mesyuarat.
  • Bersedia dengan pen dan kertas.
  • Sekiranya perlu membuat pembentangan, pastikan slaid power point dan lampiran telah disediakan. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat.
Protokol susunatur adalah seperti berikut :
  • Susunan keutamaan ahli
  1. Pengerusi merupakan orang terutama memipin mesyuarat.
  2. Ahli yang bergelar mendahului mereka yang tidak bergelar
  3. Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang lebih rendah pangkatnya
  • Susunan tempat duduk
  1. Ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi
  2. Ahli yang membuat persembahan duduk di kerusi terakhir bertentangan dengan pengerusi
  3. Setiausaha duduk di sebelah kiri pengerusi / di meja khas.




MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat merupakan satu rekod bertulis mengenai perkara - perkara yang dibincangkan di dalam sesuatu mesyuarat.

CIRI - CIRI MINIT MESYUARAT YANG BAIK
  • Tulin 
  1. Ringkas dan padat : Tidak direka - reka
  2. Lengkap : Boleh memberi kefahaman jelas
  3. Tepat Butir perbincangan di catat dengan tepat
  4. Bebas dari keraguan : Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain - lain.
PANDUAN PENULISAN MINIT MESYUARAT
  • Peingkat persediaan 
  1. Mengetahui agenda 
  2. Mengetahui minit mesyuarat yang lepas
  3. Membaca semua kertas kerja
  • Semasa mesyuarat
  1. Tumpukan perhatian kepada perbincangan
  • Peringkat penulisan minit mesyuarat
  1. Draf minit diserahkan untuk kelulusan pengerusi 3 hari selepas tarikh mesyuarat.
  • Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh mesyuarat.
Minit mesyuarat hendaklah merekod :
  • Senarai kehadiran mesyuarat
  • Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat
  • Keputusan-keputusan yang dibuat
  • Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh agensi 





JENIS MESYUARAT

Terdapat pelbagai jenis mesyuarat yang dikendalikan di sesebuah pertubuhan. Antaranya ialah :

MESYUARAT JAWATANKUASA
  • Setiap mesyuarat jawatankuasa dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan sebarang perubahan yang mungkin berlaku bergantung kepada budi bicara pengerusi.
  • Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah dikirimkan kepada ahli yang terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
  • Satu salinan agenda (atur cara perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat) hendaklah dikirimkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan. Lazimnya agenda dimasukkan ke dalam surat pemberitahuan mesyuarat. Tujuan agenda ini disediakan adalah untuk memberitahu kesempatan kepada ahli-ahli menelitinya dan mungkin membincangkannya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang akan datang.
  • Pengerusi perlu mempunyai pengetahuan yang lengkap tentang agenda (hal-hal yang akan dibincangkan dalam mesyuarat) dan jangan terlalu bergantung pada setiausaha untuk membantunya.
  • Pengerusi hendaklah sentiasa menguasai mesyuarat dengan memastikan tiada sesiapa yang menyeleweng daripada pokok perbincangan dan setiap ahli yang hendak berucap perlu melalui beliau.
  • Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan. Tujuan usul dikemukakan adalah untuk menjelaskannya dalam satu ayat yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham kemudiannya.
MESYUARAT AGUNG
  • Mesyuarat agung lazimnya diadakan sekali setahun. Tujuannya adalah untuk membentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru dan meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan.
  • Semua pemberitahuan/notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.
  • Agenda mesyuarat agung tahunan juga dikirimkan bersama-sama surat pemberitahuan/jemputan untuk menghadiri mesyuarat tersebut
  • Sebarang usul jika ada perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelum mesyuarat diadakan.
  • Setiausaha dan penolong setiausaha laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan/organisasi sepanjang tahun.
  • Bendahari juga dikehendaki menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung kelak.
MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
  • Mesyuarat ini diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahukan pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk, perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak, penyelesaian masalah kewangan yang mendesak atau hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa yang lama.
MESYUARAT KHAS
  • Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan. Misalnya, dalam Mesyuarat Jawatankuasa Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah Tahunan Sekolah telah memutuskan untuk mempercepat tarikh majlis tersebut lalu setiausaha diarahkan oleh pengerusi memanggil mesyuarat khas.
MESYUARAT TERGEMPAR
  • Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa. Misalnya, melucutkan keahlian anggota yang melanggar disiplin atau mencemarkan nama baik persatuan atau organisasi.

AGENDA DAN SURAT JEMPUTAN

AGENDA MESYUARAT
Perkara - perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut :
  • Perutusan pengerusi
  • Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
  • Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu
  • Senarai perkara - perkara baru yang hendak dibincangkan 
  • Pembentangan kertas - kertas kerja
  • Hal - hal lain
  • Penutup
Agenda ini hendaklah ditentukan bersama - sama dengan pengerusi. Pada umumnya, mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.

Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi.

Contoh agenda:


SURAT JEMPUTAN
Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti :
  • Nama jawatankuasa/mesyuarat
  • Tarikh dan tempat mesyuarat
  • Masa mula dan masa dijangka tamat
  • Agenda mesyuarat
  • Nama pengerusi
  • Jenis pakaian
Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil.

ORGANISASI MESYUARAT

PERANAN PENGERUSI
  • Merancang :
  1. Mengapa mesyuarat perlu diadakan.
  2. Apakah masalah yang akan dibincangkan 
  3. Tentukan keutamaan masalah
  4. Apakah objektif mesyuarat
  5. Apakah keputusan yang hendak dicapai
  6. Bila dan dimana mesyuarat akan diadakan
  7. Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan 
  8. Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
  • Semasa mesyuarat :
Awal mesyuarat
  1. Datang awal sebelum waktu mesyuarat.
  2. Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.
  3. Mewujudkan suasana mesyuarat yang harmoni.
  4. Memaklumkan agenda yang hendak dicapai.
Semasa perbincangan
  1. Beri ruang sama rata kepada ahli
  2. Galakkan penyertaan
  3. Kawal perbincangan
  4. Kawal perjalanan masa
  5. Kekalkan suasana harmoni
  6. Beri kesimpulan dari masa ke semasa
Diakhir mesyuarat
  1. Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui 
  2. Maklumkan keputusan yang telah diambil
  3. Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
  4. Tetapkan tarikh,masa dan tempat mesyuarat akan datang
  5. Tamatkan mesyuarat
  • Selepas mesyuarat
  1. Menyemak draf minit mesyuarat
  2. Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha
  3. Mempastikan setiausaha membuat follow-up dan follow-through
  4. Menetapkan mesyuarat susulan
PERANAN SETIAUSAHA
  • Tindakan semasa mesyuarat
  1. Mengambil kehadiran 
  2. Mencatat minit mesyuarat
  • Tindakan selepas mesyuarat
  1. Penyediaan minit - draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat
  2. Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat
  3. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
  4. Catatan perbincangan : padat, jelas, tepat
  5. Mengambil tindakan follow up dan follow through
PERANAN BENDAHARI
  • Mengutip yuran
  • Menyediakan simpan kira
  • Membayar bil-bil
  • Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan bagi sesebuah persatuan.
  • Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung tahunan.
  • Memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit.
  • Menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan setiausaha membentangkannya pada setiap kali mesyuarat jawatankuasa.

PERANAN AHLI MESYUARAT

  • Tindakan sebelum mesyuarat
  1. Membuat persiapan awal
  2. Tiba awal
  • Tindakan semasa mesyuarat
  1. Memberi sumbangan yang berkesan.
  2. Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.
  • Tindakan selepas mesyuarat
  1. Memaklumkan kepada pihak pengurusan mengenai keputusan mesyuarat.
  2. Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.
  3. Memberi laporan maklum balas kepada urusetia secepat mungkin.

MESYUARAT BERKESAN

Mesyuarat berkesan apabila mesyuarat itu mencapai matlamatnya dalam jangka masa yang paling singkat serta dapat memuaskan peserta.

PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN
  • Mewujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan.
  • Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan.
  • Agenda dibincangkan satu persatu.
  • Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan.
  • Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa.
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKESAN
  • Pendek ( 2 - 3 jam )
  • Memberi banyak maklumat
  • Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak.
  • Keputusan dibuat dengan tegas.
  • Setiap keputusan diambil tindakan segera.
CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
  • Jelaskan objektif mesyuarat.
  • Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat.
  • Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai.
  • Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat.
  • Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara.
  • Dapatkan persetujuan majoriti sekiranya wujud perbezaan pandangan.
  • Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang.
  • Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat.
  • Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan.

MASALAH MESYUARAT DAN CARA MENGATASINYA

Antara masalah mesyuarat yang dialami oleh setiap pertubuhan dan peratusnya ialah seperti di bawah:
  • Keluar tajuk ( 83% )
  • Kurang peserdiaan ( 77% )
  • Kurang tumpuan ( 68% )
  • Dominasi peserta tertentu ( 62% )
  • Terlalu panjang ( 60% )
  • Kurang penglibatan ( 51% )
  • Kurang tindakan susulan ( 74% )


Pendekatan 'TAM' diambil untuk mengatasi masalah di atas.
  • Tujuan
Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Urusetia perlu nyatakan tujuan mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.
  • Agenda
Senaraikan perkara yang hendak dibincang. Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.
  • Masa
Tetapkan masa mula dan jangkaan tamat.

KOMPONEN UTAMA MESYUARAT

Antara komponen mesyuarat yang perlu ada ialah :
  • Kandungan
Maklumat,pengetahuan,pengalaman,pendapat,idea, dongeng,sikap dan harapan peserta
  • Interaksi
Cara peserta memproses kandungan mesyuarat, termasuk kerjasama,mendengar,meluah,melibatkan diri,mempercayai dan seterusnya.


  • Struktur
Cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai objektif mesyuarat.

CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI

Mesyuarat menjadi berkualiti apabila perkara di bawah menjadi lengkap.
  • Objektif jelas
  • Mempunyai agenda
Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mesti mengandungi:
  1. ·         Ucapan alu-aluan pengerusi.
  2. ·         Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
  3. ·         Perkara-perkara berbangkit.
  4. ·         Hal-hal lain.
  • Pemilihan ahli
  • Kesesuaian tempat, tarikh dan masa.
i. Tarikh
Tarikh yang sesuai dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat.
ii. Masa
Masa juga hendaklah sesuai supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat dijalankan dengan sempurna.
iii. Tempat
Tempat yang selesa dan susunan duduk yang membolehkan interaksi.
  • Surat jemputan awal
  • Mempastikan persediaan :
  1. Bahan rujukan
  2. Kemudahan fizikal
  • Menentukan kehadiran
Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih dahulu. Jika sesuatu mesyuarat diadakan untuk membuat keputusan, bilangan yang hadir perlulah tidak kurang daripada tiga perempat jumlah semua ahli. Jika jumlah itu kurang daripada tiga perempat, mesyuarat tidak boleh membuat keputusan tetapi boleh mengadakan perbincangan.
  • Perbincangan Pra-mesyuarat
  • Pengurusan masa
  • Keberkesanan peserta :
  1. Pegerusi 
  2. Setiausaha
  3. Bendahari
  4. Ahli
  • Perbincangan positif
  • Mencapai objektif
  • Penyediaan minit
  • Susulan berkesan

PENGERTIAN MESYUARAT

Mesyuarat ialah satu perhimpunan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat dimana menggunakan komunikasi formal untuk mencapai matlamat tersebut.

Tujuan mesyuarat ialah:
  • Menyampaikan dan menukar maklumat
  • Bekerjasama, menyelaraskan dan berkomunikasi
  • Menyelesaikan konflik
  • Halacara dan merancang masa depan
  • Memperbaiki prestasi kerja semasa
  • Latihan dan pembangunan
Antara kategori mesyuarat ialah :
  • Mesyuarat memberi maklumat
  • Mesyuarat membuat keputusan
  • Gabungan kedua-duanya
Kejayaan sesuatu mesyuarat itu pula banyak bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli
yang hadir, sama ada sebagai pengerusisetiausahabendahari dan ahli mesyuarat.




                                                                  Contoh mesyuarat



PENGENALAN

Assalamualaikum semua..


Kami nak ucapkan terima kasih sebab sudi melawat blog kami ini. Kami harap dengan perkongsian ini dapat memberi input yang bernas kepada anda semua. Ini antara ahli group kami : 







1. Nur Aishah binti Mohd Rofae ( 16DAT17F1112 )
2. Nurul Ashikin binti Ramli ( 16DAT17F1130 )

3. Nur Hafizuhaini binti Marzuky ( 16DAT17f1131 )


Selamat membaca..