Mesyuarat berkesan apabila mesyuarat itu mencapai matlamatnya dalam jangka masa yang paling singkat serta dapat memuaskan peserta.
PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN
- Mewujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan.
- Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan.
- Agenda dibincangkan satu persatu.
- Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan.
- Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa.
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKESAN
- Pendek ( 2 - 3 jam )
- Memberi banyak maklumat
- Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak.
- Keputusan dibuat dengan tegas.
- Setiap keputusan diambil tindakan segera.
CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
- Jelaskan objektif mesyuarat.
- Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat.
- Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai.
- Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat.
- Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara.
- Dapatkan persetujuan majoriti sekiranya wujud perbezaan pandangan.
- Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang.
- Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat.
- Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan.
