ORGANISASI MESYUARAT

PERANAN PENGERUSI

• Merancang :

1. Mengapa mesyuarat perlu diadakan.
2. Apakah masalah yang akan dibincangkan 
3. Tentukan keutamaan masalah
4. Apakah objektif mesyuarat
5. Apakah keputusan yang hendak dicapai
6. Bila dan dimana mesyuarat akan diadakan
7. Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan 
8. Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat

• Semasa mesyuarat :

Awal mesyuarat

1. Datang awal sebelum waktu mesyuarat.
2. Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.
3. Mewujudkan suasana mesyuarat yang harmoni.
4. Memaklumkan agenda yang hendak dicapai.

Semasa perbincangan

1. Beri ruang sama rata kepada ahli
2. Galakkan penyertaan
3. Kawal perbincangan
4. Kawal perjalanan masa
5. Kekalkan suasana harmoni
6. Beri kesimpulan dari masa ke semasa

Diakhir mesyuarat

1. Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui 
2. Maklumkan keputusan yang telah diambil
3. Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
4. Tetapkan tarikh,masa dan tempat mesyuarat akan datang
5. Tamatkan mesyuarat

• Selepas mesyuarat

1. Menyemak draf minit mesyuarat
2. Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha
3. Mempastikan setiausaha membuat follow-up dan follow-through
4. Menetapkan mesyuarat susulan

PERANAN SETIAUSAHA

• Tindakan semasa mesyuarat

1. Mengambil kehadiran 
2. Mencatat minit mesyuarat

• Tindakan selepas mesyuarat

1. Penyediaan minit - draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat
2. Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat
3. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
4. Catatan perbincangan : padat, jelas, tepat
5. Mengambil tindakan follow up dan follow through

PERANAN BENDAHARI

• Mengutip yuran
• Menyediakan simpan kira
• Membayar bil-bil
• Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan bagi sesebuah persatuan.
• Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung tahunan.
• Memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit.
• Menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan setiausaha membentangkannya pada setiap kali mesyuarat jawatankuasa.

PERANAN AHLI MESYUARAT

• Tindakan sebelum mesyuarat

1. Membuat persiapan awal
2. Tiba awal

• Tindakan semasa mesyuarat

1. Memberi sumbangan yang berkesan.
2. Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.

• Tindakan selepas mesyuarat

1. Memaklumkan kepada pihak pengurusan mengenai keputusan mesyuarat.
2. Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.
3. Memberi laporan maklum balas kepada urusetia secepat mungkin.