PERANAN PENGERUSI
- Merancang :
- Mengapa mesyuarat perlu diadakan.
- Apakah masalah yang akan dibincangkan
- Tentukan keutamaan masalah
- Apakah objektif mesyuarat
- Apakah keputusan yang hendak dicapai
- Bila dan dimana mesyuarat akan diadakan
- Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan
- Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
- Semasa mesyuarat :
Awal mesyuarat
- Datang awal sebelum waktu mesyuarat.
- Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.
- Mewujudkan suasana mesyuarat yang harmoni.
- Memaklumkan agenda yang hendak dicapai.
Semasa perbincangan
- Beri ruang sama rata kepada ahli
- Galakkan penyertaan
- Kawal perbincangan
- Kawal perjalanan masa
- Kekalkan suasana harmoni
- Beri kesimpulan dari masa ke semasa
Diakhir mesyuarat
- Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui
- Maklumkan keputusan yang telah diambil
- Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
- Tetapkan tarikh,masa dan tempat mesyuarat akan datang
- Tamatkan mesyuarat
- Selepas mesyuarat
- Menyemak draf minit mesyuarat
- Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha
- Mempastikan setiausaha membuat follow-up dan follow-through
- Menetapkan mesyuarat susulan
PERANAN SETIAUSAHA
- Tindakan semasa mesyuarat
- Mengambil kehadiran
- Mencatat minit mesyuarat
- Tindakan selepas mesyuarat
- Penyediaan minit - draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat
- Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat
- Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
- Catatan perbincangan : padat, jelas, tepat
- Mengambil tindakan follow up dan follow through
PERANAN BENDAHARI
- Mengutip yuran
- Menyediakan simpan kira
- Membayar bil-bil
- Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan bagi sesebuah persatuan.
- Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung tahunan.
- Memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit.
- Menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan setiausaha membentangkannya pada setiap kali mesyuarat jawatankuasa.
PERANAN AHLI MESYUARAT
- Tindakan sebelum mesyuarat
- Membuat persiapan awal
- Tiba awal
- Tindakan semasa mesyuarat
- Memberi sumbangan yang berkesan.
- Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.
- Tindakan selepas mesyuarat
- Memaklumkan kepada pihak pengurusan mengenai keputusan mesyuarat.
- Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.
- Memberi laporan maklum balas kepada urusetia secepat mungkin.