Mesyuarat menjadi berkualiti apabila perkara di bawah menjadi lengkap.
- Objektif jelas
- Mempunyai agenda
Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mesti mengandungi:
- · Ucapan alu-aluan pengerusi.
- · Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
- · Perkara-perkara berbangkit.
- · Hal-hal lain.
- Pemilihan ahli
- Kesesuaian tempat, tarikh dan masa.
i. Tarikh
Tarikh yang sesuai dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat.
ii. Masa
Masa juga hendaklah sesuai supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat dijalankan dengan sempurna.
iii. Tempat
Tempat yang selesa dan susunan duduk yang membolehkan interaksi.
- Surat jemputan awal
- Mempastikan persediaan :
- Bahan rujukan
- Kemudahan fizikal
- Menentukan kehadiran
Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih dahulu. Jika sesuatu mesyuarat diadakan untuk membuat keputusan, bilangan yang hadir perlulah tidak kurang daripada tiga perempat jumlah semua ahli. Jika jumlah itu kurang daripada tiga perempat, mesyuarat tidak boleh membuat keputusan tetapi boleh mengadakan perbincangan.
- Perbincangan Pra-mesyuarat
- Pengurusan masa
- Keberkesanan peserta :
- Pegerusi
- Setiausaha
- Bendahari
- Ahli
- Perbincangan positif
- Mencapai objektif
- Penyediaan minit
- Susulan berkesan
